Reading Time: 10 minutes read
Co z tą komunikacją? Czyli dlaczego jest ważne, żeby się wzajemnie rozumieć?
Komunikacja jest najbardziej krytycznym i złożonym czynnikiem wpływającym na funkcjonowanie zdalnego zespołu. Potrzeby komunikacyjne zespołu zdalnego są inne niż zespołów standardowych. Zanim zagłębimy się w to, co powinieneś robić, przyjrzyjmy się, dlaczego zespoły zdalne potrzebują innego podejścia do komunikacji.
Członkowie standardowego zespołu widzą się i współdziałają ze sobą każdego dnia w biurze. Buduje to
między nimi zażyłość i bliską relację. Ludzie mogą podejść do innych, aby porozmawiać. Spotkania
zespołu świetnie budują więzi, ponieważ ludzie rozmawiają nie tylko o pracy, ale także o sprawach
prywatnych i wspólnych zainteresowaniach. Mają po prostu szansę się lepiej poznać.
Teraz porównajmy to z tym, jak działa zdalny zespół. Członkowie zespołu nie widzą się i nie spotykają.
Ludzie są nie tylko fizycznie odseparowani, ale także nie są tak emocjonalnie powiązani jak zespół w
biurze. Mogą mieszkać w różnych strefach czasowych, co utrudnia określenie wspólnych godzin pracy
dla wszystkich.
Szybkość komunikacji jest również inna w zespole zdalnym. Brak natychmiastowej odpowiedzi i
nieodebrane wiadomości mogą spowodować, że ludzie zaczną się zastanawiać, co to dla nich oznacza.
Czy brak informacji, to dobra informacja? Czy to, że szef nie komentuje naszych działań, to znaczy, że je
akceptuje i pochwala? A może jest zupełnie odwrotnie? To może prowadzić do niepokoju i braku
zaufania. Zdalne zespoły wyraźnie potrzebują innego sposobu myślenia, procesów i narzędzi, aby
skutecznie komunikować się.
Starając się być skutecznym w komunikacji, czasami używamy mniej słów do komunikowania się. Taka
zwięzłość może oznaczać, że reszta zespołu marnuje czas na interpretację twoich wiadomości i często
błędnie je odczytuje. Nie zakładajmy, że inni rozumieją nasze wskazówki i skróty. Poświęćmy czas na
komunikację z zamiarem zachowania przejrzystości, bez względu na użyty środek komunikacji. Nigdy nie
można się wyrażać zbyt jasno, ale łatwo jest wyrażać się mniej jasno niż powinniśmy.
Wyzwania w komunikacji w zespole zdalnym
Jak więc radzić sobie z wyzwaniami komunikacyjnymi w zespole zdalnym?
Jednym z nich jest brak widoczności. Brak widoczności, który może być trudny dla zdalnych zespołów,
jest dostrzegalny na kilku poziomach:
Kto jest dostępny?
Kiedy nie widzisz swojego zespołu twarzą w twarz, trudniej jest zorientować się, kto jest w pracy, a kto
jest na wakacjach. Sprawy są jeszcze bardziej skomplikowane w przypadku pracowników zatrudnionych
w niepełnym wymiarze godzin i freelancerów, którzy zwykle pracują zdalnie. Ponadto wielu pracowników
zdalnych pracuje w elastycznych godzinach, łącząc obowiązki zawodowe z czynnościami osobistymi.
Skąd wiesz, czy ktoś jest dostępny?
Istnieją dwa sposoby rozwiązania tego problemu: Po pierwsze, wprowadź proces śledzenia nieobecności
i miejsce, w którym Twój zespół może zobaczyć, kto jest dostępny, a kogo nie ma w danym dniu.
Następnie poproś członków swojego zespołu, aby oznaczyli swoją aktualną dostępność, np. za pomocą
statusów na komunikatorach.
Kto nad czym pracuje?
„Nie wiem, czy jesteś odpowiednią osobą, aby zapytać o ten projekt, ale …..” – najlepiej byłoby
wyeliminować zgadywanie z komunikacji zespołu. Jeśli masz mniej niż, powiedzmy 5 członków zespołu,
stosunkowo łatwo jest zapamiętać, kto nad czym pracuje. Jeśli twój zespół jest większy, sprawy się
komplikują. Możesz skorzystać z przestrzeni online i pliku z podziałem obowiązków i przypisanych
projektów, w którym każdy może sprawdzić, kto jest za co odpowiedzialny.
Kto powinien o tym wiedzieć?
Skuteczna komunikacja oznacza, że właściwi ludzie otrzymują właściwy komunikat we właściwym czasie.
Jeśli chcesz, żeby tak było, to musisz się upewnić, że twoi pracownicy wiedzą kogo informować i
angażować w poszczególne sprawy/projekty.
Brak kontekstu
Komunikując się z kimś, kto pracuje zdalnie, nie masz kontekstu, który zapewnia komunikacja
bezpośrednia. Zasadniczo nie widzisz mowy ciała, przez większość czasu nie wiesz, co ta osoba ostatnio
robiła, jaki jest jej nastrój, itp.
Komunikując się z daną osobą i prosząc o wykonanie zadania również podaj kontekst. Zamiast pisać
„przygotuj mi te statystyki i wyślij je za godzinę” poinformuj do czego będą one potrzebne. W ten sposób
po pierwsze budujesz poczucie sensu u pracownika – „wiem po co to robię”, „to co robię jest przydatne”,
a po drugie pomagasz mu zrozumieć, co w danym momencie jest priorytetem. Więcej kontekstu = mniej
nieporozumień.
Skorzystaj z komunikacji wideo. Jeśli nie masz pewności co do kontekstu i obawiasz się, że dotarcie do
sedna sprawy może trochę potrwać, po prostu powiedz: „porozmawiajmy o tym na szybkiej
telekonferencji”. Dzięki temu będziesz mógł wszystko wyjaśnić w szczegółach i odpowiedzieć na
ewentualne pytania i wątpliwości.
Trudność w utrzymaniu kontaktu
Osoby pracujące w zdalnych zespołach muszą podejmować świadomy wysiłek, aby pozostać w
kontakcie. Dość łatwo jest ograniczyć komunikację do krótkich wiadomości wymienianych na Slacku lub
przez e-mail, zwłaszcza, jeśli role ludzi są niezależne lub pracują w różnych strefach czasowych. Jako
lider zespołu możesz rozwijać ducha zespołu, zachęcając do regularnych rozmów wideo. Jeśli chcesz
zachęcić członków zespołu do włączania kamery zacznij od siebie albo wręcz ustal regułę, że podczas
spotkań zespołowych i 1:1 wszyscy mamy włączone kamery. To umożliwi nie tylko obserwowanie mowy
ciała uczestników, ale ograniczy pokusę zajęcia się innymi sprawami, kiedy kamera jest wyłączona.
Używanie kamer to najskuteczniejszy sposób na usprawnienie komunikacji i zwiększenie wydajności
Twojego zdalnego zespołu. W celu pełnego zrozumienia jego wpływu, musisz uświadomić sobie, jakie
rodzaje dystansu występują w zdalnym zespole:
Fizyczny – dystans fizyczny i czasowy pomiędzy członkami zespołu.
Operacyjny – różnice w poziomach umiejętności, wielkości zespołu i przepustowości.
Relacyjny — problemy, które uniemożliwiają zdalnemu zespołowi budowanie głębokich, długotrwałych
relacji opartych na wspólnej wartości, zaufaniu i współzależności.
Spośród tych trzech, dystans relacyjny ma największy wpływ na długoterminowe wyniki twojego
zespołu. W tym miejscu komunikacja wideo jest najskuteczniejsza, ponieważ pomaga członkom zespołu
budować między sobą więzi emocjonalne. Regularne spotykanie się buduje zażyłość i więź, co jest
trudne w przypadku osób bez twarzy podczas telekonferencji. Rozmowy wideo oparte na zaufaniu i
relacjach emocjonalnych mają kluczowe znaczenie dla pomagania zespołowi w przezwyciężeniu lub
zmniejszeniu dystansu relacyjnego.
O czym należy pamiętać, a czego unikać
Zawsze pamiętaj o właściwym przygotowaniu się do spotkań. Musisz wiedzieć, jakie są cele
organizowanego spotkania i z jakimi informacjami mają wyjść jego uczestnicy. Upewnij się też, że na
spotkanie zapraszasz tylko osoby, które są na nim niezbędne. Nie ma nic bardziej bezproduktywnego niż
przesiadywanie na spotkaniach, w których nie bierze się aktywnego udziału.
Agenda spotkania powinna być znana wcześniej, ale powinna się w niej znaleźć przestrzeń na
ewentualne pytania lub dyskusję. Może być umieszczona on-line, tak aby wszyscy mieli do niej dostęp.
Kluczową sprawą jest jednak trzymanie się ustalonych wcześniej ram czasowych. Jeśli kierownik zespołu
nie potrafi planować właściwie spotkań, to trudno oczekiwać od pracowników, że będą we właściwy
sposób zarządzali swoim czasem pracy.
Kolejna istotna sprawa to tworzenie notatek, które w przypadku spotkań przez komunikatory internetowe
mogą w zasadzie powstawać w trakcie spotkania. Można się pokusić o przygotowywanie ich na żywo
udostępniając plik uczestnikom. Możesz również nagrywać spotkania, szczególnie jeśli są to na przykład
szkolenia, czy wystąpienia ekspertów. Do nagrań umieszczonych on-line zespół będzie mógł wrócić w
dowolnym momencie.
Większość zespołów biznesowych używa zbyt wielu żargonów, akronimów i skrótów. Chociaż mogą one
pomóc zmniejszyć ilość tekstu, który trzeba napisać, mogą również powodować zamieszanie, jeśli
wszyscy w zespole ich nie znają. Utwórz słownik lub listę akronimów/skrótów, których zespół może
używać, i zabroń tych, które nie są w nim zawarte. To spowoduje, że każdy będzie wiedział, gdzie
szukać, jeśli tego nie wie.
Dużą częścią efektywnej pracy zdalnej jest umożliwienie członkom zespołu realizacji swoich zadań bez
micromanagementu, a nie bombardowanie ich telefonami i e-mailami dotyczącymi ich pracy. Ważne jest,
aby członkowie Twojego zespołu czuli, że im ufasz. Korzystaj z narzędzi do współpracy i śledzenia
postępów, ale oprzyj się pokusie patrzenia przez ramię wszystkim swoim pracownikom. Nadużywanie
monitorowania pracowników może być formą cyfrowej dominacji i być odbierane jako nękanie.
Zespoły zdalne muszą stworzyć normy, które zapewnią przejrzystość komunikacji. Poszczególne
zespoły mogą również ustalać własne normy — np. używać lub nie używać Slacka, Dokumentów Google
lub grup Whatsapp. Normy mogą również istnieć na poziomie indywidualnym, na przykład preferowany
czas reakcji ludzi, styl pisania i ton. Na przykład niektóre osoby wolą krótkie i szybkie wiadomości,
podczas gdy inne preferują długie i szczegółowe odpowiedzi; ludzie różnią się także preferencjami i
tolerancją dla humoru i nieformalności.
Chociaż często uważamy ludzką przewidywalność za wadę, niewiele cech jest bardziej pożądanych w
pracy, zwłaszcza we współpracy wirtualnej. Wszyscy jesteśmy wyjątkowi, ale nasze konsekwentne
zachowania pomagają innym przewidzieć, co robimy, a co za tym idzie, pomagają im nas zrozumieć — a
wszyscy korzystamy z bycia zrozumianym. Możesz to ułatwić innym komunikując jasno swoje
oczekiwania i preferencje i zachęcając ich do tego samego.
Narzędzia do zdalnej komunikacji
Ważna uwaga na temat narzędzi do zdalnej komunikacji: nie wystarczy po prostu utworzyć konta i
poinformować zespół, że „ to narzędzie jest tam, jeśli chcesz z niego korzystać”. Upewnij się, że
wszyscy wiedzą, jakich platform powinni używać i jak z nich korzystać. Ponownie należy
udokumentować te wytyczne i udostępnić je obecnym i przyszłym pracownikom. Jeśli któreś z używanych
przez ciebie narzędzi nie działa tak, jak oczekiwałeś, przeprojektuj swój zestaw narzędzi. Poniżej kilka
przykładów narzędzi komunikacji wirtualnej.
Narzędzie do czatu online — czaty pomagają zdalnym zespołom pozostać w kontakcie i komunikować
się w czasie rzeczywistym lub asynchronicznie.
Oprogramowanie do wideokonferencji — niezawodna aplikacja do komunikacji wideo umożliwia
prowadzenie bardziej efektywnych spotkań i budowanie silniejszych więzi między członkami zespołu.
Aplikacja do współpracy projektowej — platforma, na której możesz śledzić postępy w swoich
projektach i zobaczyć, ile jeszcze pozostało do zrobienia, pomaga w kultywowaniu przejrzystości
projektu. Jedną z godnych polecenia jest z pewnością Asana.
Cyfrowa przestrzeń robocza – to wirtualna baza wiedzy dla twoich pracowników, w której mogą
przeglądać informacje dotyczące całej firmy lub zespołu: procedury, wytyczne, zasady.
Udostępnianie i przechowywanie plików – posiadanie jednego punktu dostępu do plików pozwoli
zaoszczędzić wiele czasu członkom zespołu. Funkcje udostępniania plików są przydatne, jeśli musisz
współpracować z klientami lub firmami zewnętrznymi. Może to być na przykład Dysk Google.
Na koniec
Podsumowując, to co najistotniejsze w dbaniu o komunikację w wirtualnym zespole to coś, co nazywam
CARE (czujność, adaptacja, reagowanie, empatia). Bądź wyczulony na zmiany w zespole, które
najczęściej znajdują swoje odzwierciedlenie w komunikacji (pracownicy nagle zaczynają się wzajemnie
oskarżać albo nieoczekiwanie na spotkaniu zapada cisza). Zespół wirtualny, tak jak każdy inny,
przechodzi różne fazy rozwoju. Naucz się adaptować do zmieniających się warunków i szybko reagować,
jeśli widzisz niepokojące zmiany. Brak reakcji może być sygnałem, że akceptujesz kierunek, w którym
zmierza rozwój wydarzeń. Wreszcie jeśli reagujesz rób to w sposób empatyczny pamiętając, że wirtualny
świat odbiera nam cześć sygnałów, które jak na dłoni widoczne są w świecie realnym. Nie zakładaj więc z
góry, że znasz intencje pracownika. Jeśli nie rozumiesz czegoś w jego postępowaniu zapytaj, a co
najważniejsze konieczne wysłuchaj z uwagą co ma do powiedzenia zanim zaczniesz wyciągać wnioski.
Zamieszczam jeszcze krótki film o komunikacji, który w bardzo sugestywny sposób obrazuje, jak trudną
jest ona sztuką nie tylko w przypadku zespołów rozproszonych. Jest tam kilka bardzo prostych, ale
praktycznych sugestii, które mogą pomóc
Pozwodzenia w zarządzaniu rozproszonym zespołem.
Agata
