Reading time: 8 minutes
Ustalanie celów w zespole rozproszonym nie różni się w znaczący sposób od ustalania celów w tradycyjnym zespole. Główną różnicą jest to, że nie widujemy się z członkami zespołu rozproszonego codziennie. Co za tym idzie musimy pamiętać o zasadach dotyczących komunikowania celów oraz upewnić się, że wszyscy rozumieją je w taki sam sposób jak manager. Niestety często nie ułatwiają tego bariery komunikacyjne, czy wewnętrzne przekonanie managera, że przecież już wszystko wyjaśnił i dla każdego to powinno być klarowne. Jednak zacznijmy od początku…
Cele, czyli po co?
Zanim zakomunikujesz cele swojemu zespołowi, zastanów się, dlaczego chcesz wyznaczać właśnie te cele i co chcesz dzięki nim osiągnąć. Co jest efektem oczekiwanym po zrealizowaniu tych celów? Jakie korzyści przyniesie to Twojej organizacji? Ważne jest, żebyś jako manager rozumiał szerszy kontekst w odniesieniu do realizacji celu i umiał wytłumaczyć pracownikom czemu one służą. Nie można się ograniczyć wyłącznie do zakomunikowania celów, bo pracownicy nie będą rozumieli sensu ich realizacji. Przy okazji, szczególnie w przypadku zespołu rozproszonego, dobrze jest poświęcić czas na ustalanie celów wspólnie z zespołem. To daje im poczucie sprawstwa, a jednocześnie skłania do przejęcia odpowiedzialności ze cele, które przestają być „celami managera”, a stają się „naszymi celami”.
Wspólne ustalenie celów wymaga jednak narzucenia pewnych ram, w których możemy się poruszać. To mogą być priorytety organizacji, priorytety działu, wspólne cele rozwojowe organizacji, czy też zespołu. Duże organizacje mają także zdefiniowane zasady przywództwa (ang. leadership principles) i możemy użyć ich również przy definiowaniu celów sprawdzając, czy nasze cele wpisują się w szerszy kontekst przywództwa promowany w naszej firmie.
Oczywiście zawsze powinniśmy zbadać, czy cele, które ustaliliśmy są pożądane przez naszą grupę klientów. Jednym z częstych błędów jaki popełniają managerowie jest promowanie własnych pomysłów bez odniesienia do potrzeb klienta.
Potrzeby klientów, czyli co to da?
Jeśli, jako manager chcesz się upewnić, że ustalone przez ciebie cele mają sens, to zadaj sobie klika pytań weryfikacyjnych:
- Jakie dane potwierdzają, że zdefiniowane przez mój zespół cele są właściwe? (np. Jeśli ustaliłeś, że twoim celem jest redukcja odpadu produkcyjnego o 15% rok do roku, to czy dane potwierdzają, że jest to cel realistyczny, ale jednocześnie ambitny? Czy przypadkiem nie ustaliłeś go na podstawie „przeczucia”). Twarde dane są zawsze najlepszą weryfikacją sensowności założonego celu.
- Czy mój klient tego naprawdę potrzebuje? Jeśli tak, to jak dokładnie powinno wyglądać nasze wsparcie klienta w tym zakresie. Najlepiej sprawdzić to przeprowadzając badanie potrzeb klienta lub satysfakcji z dostarczanego przez zespół serwisu. Jeśli ustalasz cele, „bo wydaje ci się, że coś jest problemem”, to nadal błądzisz we mgle.
- Po czym poznam, że mój zespół osiągnął cel? Ważną częścią wyznaczania celów jest pomiar, więc upewnij się, że wiesz, w jaki sposób będziesz śledzić i oceniać postępy.
Najpierw cele grupowe
Po ustaleniu, co chcesz osiągnąć, zacznij od wyznaczenia celów dla zespołu. Kiedy zespoły mają ambitne, znaczące cele do osiągnięcia pracują efektywnie, a członkowie wzajemnie się wspierają. Koncentrują się na wspólnym celu zamiast próbować prześcigać się nawzajem. Oczywiście cele zespołowe można (i należy) rozbić na indywidualne.
A tuż potem cele indywidualne…
Po ustaleniu celów zespołowych daj ludziom autonomię w rozwijaniu własnych celów, które będą wspierały realizację celów zespołowych. Członkowie zespołu powinni być w stanie określić kluczowe inicjatywy i cele, które będą wspierać większe cele. Zawsze zaoferuj pomoc w przypadku ustalania celów indywidualnych.
Upewnij się, że jesteś dostępny, aby zapewnić wsparcie: pomóż im opracować znaczące i osiągalne cele, korzystając z ram, takich jak cele SMART. Poprowadź swoich pracowników, aby dostosowali się do celów zespołu (i organizacji) i upewnij się, że rozumieją znaczenie pomiaru celów.
Cele SMART
SMART to jednocześnie akronim opisujący pięć cech, jakie powinien spełniać dobrze sformułowany cel:
S – czyli Specyficzny
M – czyli Mierzalny
A – czyli Atrakcyjny
R – czyli Realistyczny
T – czyli Terminowy
Specyficzny – cel ma być określony w sposób konkretny i jednoznaczny, nie pozostawiający miejsca na dowolność interpretacji. Cele typu „lepiej radzić sobie z obsługą klienta” bądź „poprawić jakość wyrobów” nie spełniają tego kryterium, ponieważ nie mówią co konkretnie zamierzasz zrobić.
Mierzalny – dobrze określony cel powinien dawać nam możliwość sprawdzania postępów na drodze do jego realizacji. Równie ważne jest to, abyśmy mieli jasność co do tego po czym poznamy, że cel został osiągnięty. Cel „zmniejszyć ilość odpadu produkcyjnego” nie spełnia tego kryterium, ale jeśli dodamy „zmniejszyć ilość odpadu produkcyjnego o 12% w porównaniu z rokiem ubiegłym” wówczas cel stanie się mierzalny.
Atrakcyjny – to punkt mówiący o źródłach motywacji do realizacji celu. Atrakcyjny cel to taki, który niesie wyzwanie, ale także jego realizacja daje nam wymierne korzyści. Pomocne może być tu zrobienie analizy zysków i strat związanych z realizacją celu bądź z jego niezrealizowaniem.
Realistyczny – czyli możliwy do osiągnięcia. Najważniejsze jest tu określenie, czy mam czas i zasoby na realizację tego celu.
Terminowy – czyli z określoną datą, do jakiej chcemy zrealizować nasz cel. Ustalenie terminu, w którym chcemy zrealizować postawiony sobie cel zwiększa mobilizację do działania.
Ustal terminy realizacji celów
Prawo Parkinsona mówi, że cel zajmuje dokładnie tyle czasu ile na niego przeznaczymy. Jak więc rozsądnie ustalać terminy realizacji celów? Może się zdarzyć, że choć jesteś managerem, to nie jesteś specjalistą w obszarze, którego dotyczy cel (szczególnie w przypadku celów bardzo technicznych, wymagających szczegółowej wiedzy eksperckiej). Wówczas musisz polegać na ocenie zespołu. Zapytaj swoich pracowników ile najkrócej i najdłużej może im zająć realizacja danego celu. Na bazie udzielonych odpowiedzi będzie Ci łatwiej ustalić datę realizacji. Jeśli chcesz się upewnić, czy podane przez zespół daty nie są nadmiernie asekuracyjne zawsze możesz zadać dodatkowe pytania, żeby zrozumieć, jakie zadania muszą zostać zrealizowane w kontekście tego konkretnego celu.
Terminy pomagają zespołowi rozwijać odpowiedzialność – zarówno wobec ciebie, jak i wobec siebie. Cel bez terminu nie spełni swojego zadania, ponieważ data realizacji może być dowolnie przesuwana i w rezultacie cel nie zostanie nigdy osiągnięty.
Zwykle ludzie pracują mając w perspektywie kwartał, więc możesz ustalać cele roczne, ale i cele, które będą realizowane kwartalnie. Jest to stosunkowo długi okres czasu na realizację projektów pozwalających na osiągnięcie większych celów, ale wystarczająco krótki, aby w razie potrzeby zmienić kurs. Oznacza to również, że przez cały rok możesz pracować nad większą różnorodnością inicjatyw, które wspierają cele firmy. Jeśli kwartalna realizacja celów z jakichś powodów ci nie odpowiada możesz spróbować na przykład ustalić cele powiązane z konkretnymi projektami.
Śledź postępy
Jak wspomniałam wcześniej, cele powinny być namacalne i mierzalne, abyś mógł zweryfikować postępy w zakresie ich osiągania.
Pomóż swojemu zespołowi pozostać skoncentrowanym, śledząc postępy. Regularne przeglądy wyników pozwolą ci dowiedzieć się, które inicjatywy idą szybciej niż planowano i gdzie pojawiają się problemy. To pozwoli odpowiednio ulokować zasoby i przesunąć je, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Śledzenie celów pomaga również zespołom zachować motywację, gdy widzą postępy i gdy zbliżają się do ich realizacji. Świadomość, że osiągnąłeś coś, co zamierzałeś zrobić, w połączeniu z poczuciem spełnienia, są bardzo silnymi motywatorami dla twoich ludzi.
Pomóż zespołowi osiągnąć cele
Jako manager zespołu powinieneś wspierać pracowników w osiąganiu ich celów. Możesz to zrobić na kilka sposobów:
- Pomóż im zrozumieć, jak zdefiniować osiągalny cel
- Regularnie rób spotkania, aby zobaczyć, jak wyglądają postępy
- Pokaż swojemu zespołowi, że jesteś otwarty na pytania i udzielanie wskazówek
- Wspieraj ich radą
- Pomóż swojemu zespołowi zdefiniować kamienie milowe, gdy pracują nad osiągnięciem celów zespołowych lub indywidualnych
- Regularnie przekazuj swojemu zespołowi informacje zwrotne, aby wiedział, co idzie dobrze, a co można poprawić
Uczcie się na własnych błędach
Niestety zdarza się, że niektórych celów nie można zrealizować. Niektóre mogły być ustawione zbyt wysoko lub po prostu okazało się, że zmieniły się potrzeby biznesu i cele są już nieaktualne.
Upewnij się, że zespół rozumie, że porażka jest okazją do nauki i wyciągnięcia lekcji na przyszłość. Oznacza to po prostu, że nikt nie może zagwarantować, że wszystko się powiedzie. Ważne jest, aby uczyć się na własnych błędach. Bez oskarżania kogokolwiek pozwól zespołowi na odpowiedzenie sobie na kluczowe pytania: Co następnym razem zrobimy inaczej? Czy można temu zapobiec w przyszłości?
I na koniec
Najistotniejsze jest, aby pamiętać, dlaczego wyznaczasz cele i jak możesz je wykorzystać do lepszej pracy. Każdy zespół jest inny, więc wypróbuj różne formaty wyznaczania celów, aż znajdziesz taki, który będzie dla ciebie odpowiedni.
W całym procesie komunikacja jest kluczem do zapewnienia, że wszyscy są rozumieją, dlaczego cele są wyznaczane. Oczywiście cele zespołu zawsze powinny być zgodne z celami firmy, a także z wizją firmy.
Poza celami związanymi z projektem, czy wynikami biznesowymi, nie zapomnij poświęcić czasu na cele rozwoju osobistego w odniesieniu do członków twojego zespołu. Tylko pracownicy, którzy się rozwijają mogą tworzyć przewagę konkurencyjną dla twojej firmy. To równie ważne, a nawet niezbędne, żeby realizować cele biznesowe.
Agata
